Bedrijfsfeest Op Eigen Locatie

Een zorgvuldig samengesteld team is dus een must. In het draaiboek werk je de taken en verantwoordelijkheden verder uit. Gedurende het hele proces schaaf je het draaiboek bij. Een evenement organiseren is een complexe uitdaging waar veel partijen bij betrokken zijn. Je moet als organisator over de nodige projectmanagementskills beschikken om alles in goede banen te leiden.

Een organisatieteam werkt een stuk vlotter (succesvol feest organiseren). Werken in een team heeft ook het voordeel dat je kunt rekenen op de input van mensen op creatief en conceptueel vlak, die vaak al veel ervaring hebben. Bovendien heb je meteen een back-up voor wanneer je zelf bijvoorbeeld plotseling ziek wordt. Zelf organiseren of uitbesteden? Je kunt ervoor kiezen om het evenement te organiseren met je collega s, of je kunt het evenement uitbesteden aan een evenementenbureau.

2526 Voordelen uitbesteding Evenementenbureaus hebben een ruime ervaring en zijn op de hoogte van de laatste trends in de branche. Een evenement kan zo groot of delicaat zijn dat het voor de eigen ploeg te hoog gegrepen is om het zelf te organiseren. Uitbesteden betekent ook dat je niet langer zelf de verantwoordelijkheid voor bepaalde risico s hoeft te dragen.

Een evementenbureau heeft een objectieve kijk op het bedrijf en kan de sterke en zwakke punten beter uitspelen. Het personeel van het bedrijf zelf lijdt wel eens aan bedrijfsblindheid. Een bureau is bovendien een ideale sparringpartner en een klankbord om je eigen ideeën af te toetsen. Evenementenbureaus hebben een uitgebreid netwerk in de evenementenbranche.

Zelf is het soms moeilijk om door de bomen het bos te zien. Er is immers een groot kwaliteits- en prijsverschil tussen de vele verschillende leveranciers. Wanneer eigen personeelsleden aan het evenement werken, krijgen ze naast hun eigen takenpakket meerdere verantwoordelijkheden. Houd er rekening mee dat zij minder tijd zullen hebben om hun dagelijkse taken uit te voeren.

Werken met een (groot) evenementenbureau verzekert bovendien ook de continuïteit van de organisatie (bijvoorbeeld bij ziekte). tip A Door tijdig een beroep te doen op professionals kun je dure organisatieblunders vermijden. Nadelen uitbesteding Het evenementenbureau kent je bedrijf (nog) niet. Zij weten niet wat allemaal wel of niet mogelijk is, wat je wensen zijn, wat de stijl van je bedrijf is Een goede briefing is noodzakelijk. succesvol feest organiseren.

Bedrijfsfeest Hoorn

Ondanks de efficiënte aanpak van een evenementenbureau moet je rekening houden met de kosten van het uitbesteden van een evenement. Een pluspunt is wel dat je een duidelijk beeld krijgt van het totale prijskaartje. Bij zelf georganiseerde evenementen blijven heel wat interne kosten verborgen. 26 events27 Weeg voor elk evenement de pro s en contra s van uitbesteding af.

Complexe evenementen kun je mogelijk beter uitbesteden aan een ervaren eventpartner. In veel gevallen zul je het beste resultaat bereiken wanneer je je eigen bedrijfsspecifieke kennis combineert met de expertise van een professioneel organisatiebureau. succesvol feest organiseren. video A Wanneer je ervoor kiest om met een evenementenbureau in zee te gaan kun je de opdracht het beste via een pitch onder eventbureaus uitbesteden.

Het opstellen van de briefing, die op zijn minst de doelstelling, de doelgroep, het richtbudget en de gunningscriteria moet bevatten, is je huiswerk. Het sterkste concept met de interessantste offerte wint dan de opdracht. Wanneer je een pitch uitschrijft, dien je je wel aan enkele spelregels te houden: Laat niet meer dan drie evenementenbureaus deelnemen aan de pitch (succesvol feest organiseren).

Laat een bureau altijd op voorhand even weten hoeveel evenementenbureaus je aan de pitch wilt laten deelnemen zodat ze zelf kunnen beslissen of ze het risico aanvaardbaar vinden om mee te dingen naar de opdracht. Deelnemen aan een pitch is immers steeds opnieuw een grote investering voor een bureau. Het uitwerken van een gemiddeld voorstel kost al snel twee tot drie volledige dagen en de kosten kunnen in extreme gevallen oplopen tot wel euro.

Hoewel dat zeker geen verplichting is, siert het een opdrachtgever wanneer die de op voorhand goedgekeurde out-ofpocketkosten die een bureau moet maken voor zijn rekening neemt. Tenzij je er op voorhand andere afspraken over maakt, of er een vergoeding voor hebt betaald, bestaat er een gentlemen s agreement dat zegt dat de intellectuele rechten op de creatieve concepten die een evenementenbureau voorstelt van het bureau blijven.

Breng alle deelnemende evenementenbureaus meteen op de hoogte wanneer je een beslissing hebt genomen en de uitslag bekend is - succesvol feest organiseren. link A team, draaiboek en projectmanagement 2728 Intern team Kies je ervoor om het evenement zelf te organiseren, stel dan je team slim samen. Zorg voor een evenwichtige samenstelling van kennis en vaardigheden.

Bedrijfsfeest Fotograaf

Het team moet werkbaar blijven (ideaal is vijf tot tien personen); een te grote groep maakt het moeilijk om op een efficiënte manier beslissingen te nemen (succesvol feest organiseren). Zorg ervoor, ook al moet je het team beperkt houden, dat iedereen binnen het bedrijf betrokken blijft bij het evenement. Voorzie een centraal aanspreekpunt voor vragen en ideeën en geef regelmatig feedback en updates van recente ontwikkelingen.

Mogelijke taken zijn: coördinatie van de catering, scouting van de locatie, communicatie enzovoort. Stel iemand aan als beheerder van het budget en een eindverantwoordelijke (succesvol feest organiseren). De eindverantwoordelijke heeft het laatste woord en hakt knopen door wanneer dat nodig is. tip A Vraag je af of je team de organisatorische en financiële risico s verbonden aan de organisatie van een evenement kan en wil dragen.

Niet iedereen kan met deze druk even goed overweg. Evenementen vragen op bepaalde momenten een on the spot aanpak. stripper huren. Sommige mensen kunnen niet met deze stress omgaan. tip A Werk een slimme communicatie uit tussen de verschillende deelteams, zodat ze niet elk op hun eigen eilandje werken en het geheel uit het oog verliezen.

Ook je communicatiestijl zul je moeten aanpassen, want zij zijn nu eenmaal geen betaalde professionals. Laat vrijwilligers niet onvoorbereid verschijnen op de dag van het evenement. Brief hen op voorhand (succesvol feest organiseren). Externe leveranciers Zoek naar de juiste leveranciers. Neem je tijd om je partners nauwkeurig te kiezen. Vraag om een oriënterend gesprek en ga na wat kan, maar ook wat niet kan.

Vraag bovendien ook de verkoop- en leveringsvoorwaarden. 28 events 29 Je kunt in je zoektocht naar leveranciers ook inspiratie opdoen op vakbeurzen of de database met toeleveranciers op eventplanner. be /. nl consulteren. Maar de echte vuurproef blijft natuurlijk een live evenement. Vraag of je een kijkje kunt nemen op een ander evenement dat de betreffende leverancier verzorgt en geef je ogen flink de kost.

Zijn ze volledig? Zijn er geen verborgen kosten? Neem de tijd om alle leveranciers en offertes te vergelijken en over de voorwaarden te onderhandelen. Denk eraan dat de keten zo sterk is als haar zwakste schakel. Je hebt niets aan een bekende topartiest als de geluidsinstallatie tijdens het evenement het laat afweten.

Bedrijfsfeest Fotograaf

Catering, beveiliging en audiovisuele invulling zijn bijvoorbeeld klassiekers die de meeste bedrijven aan toeleveranciers overlaten. team, draaiboek en projectmanagement 2930 DRAAIBOEK Een draaiboek geeft in chronologische volgorde de gebeurtenissen, afspraken en taken weer in het kader van je evenement. Je geeft daarmee aan wie verantwoordelijk is voor welke taak op welk moment en plaats.

Via het draaiboek komt snel aan het licht waar er iets kan mislopen en waar een specifieke aanpak of interventie is vereist. tip A Zorg dat in het draaiboek steeds een bijlage zit met (mobiele) contactgegevens van alle betrokken partijen (interne medewerkers, leveranciers, sprekers ) en eventuele back-ups. succesvol feest organiseren. Noteer adressen en telefoonnummers van nuttige (weekend) diensten zoals taxi s, hulpdiensten, dokters en apothekers.

Je kunt het beste een template maken met vijf kolommen: Datum & Tijd Activiteit Locatie Verantwoordelijke Opmerking Via onderstaande link kun je een blanco Excel template downloaden die je voor je evenement kunt gebruiken als startpunt: download A Hoe omvangrijk moet een draaiboek zijn? Voor sommige evenementen is het noodzakelijk om alle acties vanaf zes weken voor het event in het draaiboek op te nemen.

Vaak wordt bij een draaiboek de nazorg uit het oog verloren (afbouwen, nabespreken ). tip A In de eindspurt naar een evenement zullen er ongetwijfeld nog veel wijzigingen en aanvullingen op het draaiboek nodig zijn. Voorzie de herziene versies van een duidelijke nummering en check of iedereen steeds de meest recente versie heeft - succesvol feest organiseren.

Zo komen de zwakke punten naar boven en verifieer je of iedereen goed op de hoogte is van zijn verantwoordelijkheden. Interne medewerkers hebben een volledig draaiboek nodig met alle details. Leveranciers hebben daar geen behoefte aan. Maak voor hen een apart draaiboek met alleen de grote lijnen en de punten die hun acties rechtstreeks beïnvloeden.

Bij heel grote evenementen wordt er ook voor de op- en afbouw een afzonderlijk draaiboek uitgewerkt. Vindt een evenement plaats over verschillende zalen of locaties, dan is het handig om de zaalcoördinator een sheet te bezorgen met daarop alle aspecten die betrekking hebben op die zaal. Wanneer je met verkorte draaiboeken werkt, kun je het beste telkens ook een samenvatting van het globale evenement toevoegen, zodat iedereen goed geïnformeerd is over het geheel waaraan hij bijdraagt - stripper huren. succesvol feest organiseren.

Tegelen Bedrijfsfeest

Dat bevordert de teamspirit. Zorg ervoor dat tijdens de uitvoering van het evenement één persoon de regie in handen heeft. team, draaiboek en projectmanagement 3132 Plan je een uitgebreide show tijdens je evenement, dan moet je ook een technisch draaiboek maken. Daarin wordt tot op de seconde nauwkeurig vermeld wat er op, rond en achter het podium moet gebeuren.

Het technisch draaiboek kun je dan ook het beste samen met ervaren technici en de regisseur van het spektakel opstellen. Voorbeeld opbouw draaiboek Datum & Tijd Activiteit Locatie Verantwoordelijke Opmerking Opbouw 19/02 10:00u Verantwoordelijke aanwezig zaal Kevin Openen deuren 19/ u Opbouw podium, licht en geluid 19/02 15:00u Oplevering podium, licht en geluid 19/02 15:00u Decoratie + aankleding zaal zaal zaal zaal Sound&Light rent Sound&Light + Kevin Styling nv 19/02 15:30u Soundcheck zaal Sound&Light rent 19/02 20:00u Afronden opbouw zaal All Deuren op slot d-day event 20/02 08:00u Start opbouw catering keuken + zaal Party Catering + Kevin 20/02 09:00u Aankomst crew + hostesses hal Hostesses + Crew Verzamelen aan registratiebalie 20/02 09:00u Final briefing hal All 20/02 09:30u Ontvangst gasten hal Hostesses 32 events33 PROJECTMANAGEMENT VOOR EVENTS Een evenement wordt al snel een complexe uitdaging waar veel partijen bij betrokken zijn.

Je moet hoofdzaken van bijzaken scheiden, de juiste prioriteiten stellen en taken delegeren waar je zelf geen tijd voor hebt. Ga daarom steeds zorgvuldig en gestructureerd te werk. Aangezien een evenement begrensd is in tijd en middelen, en afgesloten wordt met een concreet projectresultaat, kun je de organisatie van een evenement als een project zien en klassieke projectmanagementtechnieken toepassen.

Dat kun je doen door je evenement in verschillende fasen op te delen. Je kunt hiervoor het fasemodel van Jan Verhaar aanwenden (zie zijn boek: Projectmanagement Een professionele aanpak van evenementen). Hieronder een opsomming van de verschillende fasen met het faseresultaat (of beslisdocument) tussen haakjes. 1. Initiatiefase (projectvoorstel) In deze fase verken je de opdracht en bepaal je de randvoorwaarden en uitgangspunten van het project.

2. Voorbereidingsfase (projectplan) Je werkt het concept verder uit, bepaalt het programma van je evenement, en zet de gedetailleerde projectplanning op papier. 3. Uitwerkingsfase (productieprogramma) Tijdens de uitwerkingsfase vertaal je het plan dat je in de vorige fasen ontwikkeld hebt praktisch naar jouw teamleden. Afspraken met leveranciers worden gemaakt en de draaiboeken uitgewerkt.

Uitvoeringsfase (evenement zelf) De uitvoeringsfase kun je nog verder onderverdelen in de opbouw, het evenement zelf en de afbouw. In deze fase wordt de productie van het evenement aan de hand van het draaiboek uitgevoerd. 5. Afwikkelingsfase (evaluatieverslag) Hierin voorzie je de nodige nazorg en followup voor het evenement. Ook de projectevaluatie gebeurt in deze fase.

Bedrijfsfeest Fotografie

Om je project op al zijn aspecten te kunnen sturen (managen), kun je het verder onderverdelen in verschillende trajecten die al dan niet parallel met elkaar lopen. succesvol feest organiseren. Denk bijvoorbeeld aan een communicatietraject, een inhoudelijk traject dat focust op de sprekers en het entertainment enzovoort. team, draaiboek en projectmanagement 33 34 Bepaal binnen je project wat de kritische succesfactoren zijn en hun deadlines.